你還忙嗎？當(dāng)然忙！但希望是忙著創(chuàng)造價(jià)值，而不是忙著制造錯(cuò)誤或改正錯(cuò)誤。只要在工作完成之前想一想出錯(cuò)后會(huì)給自己和公司帶來(lái)的麻煩，想一想出錯(cuò)后會(huì)給自己和公司造成的損失，你就應(yīng)該能夠理解“一次就把事情做對(duì)”這句話的分量?，F(xiàn)代職場(chǎng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象： ——5％的人看不出來(lái)是在工作，而是在制造問(wèn)題，無(wú)事必生非＝破壞性地做。 ——10％的人正在等待著做什么＝不想做。 ——20％的人正在為增加庫(kù)存而工作＝“蠻做”、“盲做”、“胡做”。 ——10％的人沒(méi)有對(duì)公司作出貢獻(xiàn)＝在做，但卻是負(fù)效勞動(dòng)。 ——40％的人正在按照低效的標(biāo)準(zhǔn)或方法工作＝想做，而不會(huì)正確有效地做。 ——只有15％的人屬于正常范圍，但效績(jī)?nèi)匀徊桓撸阶霾缓?，做事不到位?無(wú)論做什么事，都要講究到位，半到位又不到位是最令人難受的。在行為準(zhǔn)則的貫徹執(zhí)行上“一次就把事情做對(duì)”是一個(gè)應(yīng)該引起足夠重視的理念。如果這件事情是有意義的，現(xiàn)在又具備了把它做對(duì)的條件，為什么不現(xiàn)在就把它做對(duì)呢？ “一次就把事情做對(duì)”是一種追求精益求精的工作態(tài)度。許多員工做事不精益求精，只求差不多。盡管從表面上看來(lái)，他們也很努力、很敬業(yè)，但結(jié)果卻總是無(wú)法令人滿意。 時(shí)間管理專家常常告誡人們：“永遠(yuǎn)不要‘隨手’把東西暫時(shí)先放在那里，即‘別把東西放下，而要把東西放起來(lái)。’不這么做的話，就意味著現(xiàn)在沒(méi)有一次做完，過(guò)一會(huì)兒就至少得做兩次了?！?當(dāng)我們被要求“一次就把事情做對(duì)”時(shí)，許多人會(huì)反駁：“我很忙?！币?yàn)楹苊Γ涂梢择R馬虎虎地做事嗎？其實(shí)，返工的浪費(fèi)最冤枉。第一次沒(méi)做好，再重新做時(shí)既不快，花費(fèi)也不少。 有位廣告經(jīng)理曾經(jīng)犯過(guò)這樣一個(gè)錯(cuò)誤，由于完成任務(wù)的時(shí)間比較緊，在審核廣告公司回傳的樣稿時(shí)不仔細(xì)，在發(fā)布的廣告中弄錯(cuò)了一個(gè)號(hào)碼——服務(wù)部的電話號(hào)碼被他們打錯(cuò)了一個(gè)數(shù)字。就是這么一個(gè)小小的錯(cuò)誤，給公司導(dǎo)致了一系列的麻煩和損失。后來(lái)因?yàn)橐贿B串偶然的因素使他發(fā)現(xiàn)了這個(gè)錯(cuò)誤，他不得不耽誤其他的工作并靠加班來(lái)彌補(bǔ)。同時(shí)，還讓上司和其他部門的數(shù)位同仁陪他一起忙了好幾天。幸好錯(cuò)誤發(fā)現(xiàn)得早，否則造成的損失必將進(jìn)一步擴(kuò)大。 在工作中，很多人也許都經(jīng)歷過(guò)一次沒(méi)把事情做對(duì)，忙著改錯(cuò)，改錯(cuò)中又忙出新錯(cuò)誤，惡性循環(huán)，手忙腳亂，直至精疲力竭。 一次沒(méi)把事情做對(duì)，不僅會(huì)給自己帶來(lái)很大的麻煩，還會(huì)給上司帶來(lái)工作上的不便，也會(huì)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或形象損失。對(duì)于上司安排你去做的事，你不去做，上司就要去做。你做不到位，他就要返工。從管理角度來(lái)說(shuō)，公司花了大價(jià)錢聘請(qǐng)你的上司，成本在你的10倍以上，從經(jīng)濟(jì)意義上來(lái)說(shuō)，他花1小時(shí)能做好的事，你花一天做好也值。同樣的道理，一件小事，你花了一個(gè)小時(shí)做完交給了他，當(dāng)他發(fā)現(xiàn)了不足，再去補(bǔ)充、修訂，花半個(gè)小時(shí)，如果這樣，還是你費(fèi)半天時(shí)間把事情一次性做好要合算。你把小事做到位了，他的工作效率就提高了。 你還忙嗎？當(dāng)然忙！但希望是忙著創(chuàng)造價(jià)值，而不是忙著制造錯(cuò)誤或改正 錯(cuò)誤。只要在工作完成之前想一想出錯(cuò)后會(huì)給自己和公司帶來(lái)的麻煩，想一想出錯(cuò)后會(huì)給自己和公司造成的損失，你就應(yīng)該能夠理解“一次就把事情做對(duì)”這句話的分量。 企業(yè)中每個(gè)人的目標(biāo)都應(yīng)該是“一次就把事情做對(duì)”，至于如何才能做到一次就把事情做對(duì)，管理學(xué)家克勞士比先生也給了我們正確的答案。這就是首先要知道什么是“對(duì)”，然后才是如何做才能達(dá)到“對(duì)”這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。 對(duì)于什么是“對(duì)”的，你仔細(xì)閱讀自己的工作崗位職責(zé)、項(xiàng)目說(shuō)明書或者是操作指南，就能很快知道。關(guān)于如何高效地完成任務(wù)并且保證一次就做對(duì)，管理學(xué)家給我們提供了如下簡(jiǎn)單實(shí)用的建議： 1. 學(xué)會(huì)使用LEAD系統(tǒng)制定計(jì)劃 英國(guó)著名的LEAD系統(tǒng)，是以英文List,Estimate，Allow,Decide的開(kāi)頭字 母命名，可以為制定計(jì)劃的藍(lán)本。List——列出任務(wù)；Estimate——估計(jì)時(shí)間；Allow——預(yù)留時(shí)間；Decide——決定優(yōu)先程度。 如果目前你還沒(méi)有制定計(jì)劃，那么構(gòu)思它要花些時(shí)間，但這是值得的。一旦有了基本的計(jì)劃，更新起來(lái)并不花費(fèi)什么時(shí)間。計(jì)劃一旦形成，你就可以建立一個(gè)適合自己工作的工作管理系統(tǒng)，使你工作起來(lái)得心應(yīng)手，效率極高。 2. 要緊的事先做 根據(jù)緊迫性和重要性我們可以將每天面對(duì)的事情分為四類，即重要且緊迫的事；重要但不緊迫的事；緊迫但不重要的事；不緊迫也不重要的事。 分清什么事是最重要的并不是一件易事，我們常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是把緊迫的事情當(dāng)作是最重要的事情。 緊迫只是意味著必須立即處理，比如電話鈴響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊工作去接聽(tīng)。緊迫的事通常是顯而易見(jiàn)的。它們給我們?cè)斐蓧毫Γ破任覀凂R上采取行動(dòng)。它們往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的，卻不一定是很重要的。 重要的通常是與目標(biāo)有密切關(guān)聯(lián)的。重要的事情是那些會(huì)對(duì)你的使命、價(jià)值觀、優(yōu)先的目標(biāo)有幫助的事。 重要而且緊迫的事情是實(shí)現(xiàn)你的事業(yè)和目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而且當(dāng)務(wù)之急，只有它們都得到了合理高效的解決，你才有可能順利地進(jìn)行別的工作。而重要但不緊迫的事情要求我們具有更多的主動(dòng)性、積極性、自覺(jué)性，早早準(zhǔn)備，防范于未然。剩下的兩類事或許有一點(diǎn)價(jià)值，但對(duì)目標(biāo)的完成沒(méi)有太大的影響。 你會(huì)把大部分的時(shí)間花在哪類事情上？如果你長(zhǎng)期把大量時(shí)間花在重要而且緊迫的事情上，可以想象你每天的忙亂程度，一個(gè)又一個(gè)問(wèn)題會(huì)像大浪一樣向你沖來(lái)。你十分被動(dòng)地一一解決。長(zhǎng)此以往，你早晚有一天會(huì)被擊倒、壓垮。 如果是后兩類，很遺憾，你將一事無(wú)成。因?yàn)檫@些事情常常對(duì)別人而非對(duì)自己很重要，它們除了浪費(fèi)你很多時(shí)間以外，還證明你是一個(gè)控制不了自己情緒的人。 只有重要而不緊迫的事才是需大量時(shí)間去做的事。它雖然并不緊急，但決定了我們的生活質(zhì)量、受教育程度、品位培養(yǎng)、工作業(yè)績(jī)等。只有養(yǎng)成“做要事而不做急事”的良好個(gè)人習(xí)慣，我們才可輕松地達(dá)到目標(biāo)，避免臨陣磨槍的緊張和尷尬。 3.擅用記事薄 幾乎所有管理專家都會(huì)告訴你：記事簿是工作中最重要的工具之一，其作用是巨大的。它是你工作、生活的親密伙伴，如果你忘記了上星期約好的宴會(huì)的具體時(shí)間，你可以翻一下你的記事簿；如果你想知道未來(lái)幾天內(nèi)都有哪些工作安排，你可以查閱一下你的記事簿；再如果你忘記了上次在街上碰見(jiàn)的一位老朋友的電話，你也可以翻一下當(dāng)天的記錄……記事簿使事情更有序，使細(xì)節(jié)更清晰，使任務(wù)更有條理。任何事情都不再是似是而非的了。 正是因?yàn)橛浭虏灸転槲覀兲峁┐罅啃畔?，因此，我們制定的?jì)劃尤其是每日計(jì)劃都應(yīng)該記錄在記事簿上。制定每日計(jì)劃的時(shí)間一般是在早上或前一天的晚上，首先在記事簿上寫上該日的日期，然后將每項(xiàng)計(jì)劃要處理的工作分項(xiàng)列出，并在其前以圓黑點(diǎn)標(biāo)示。沒(méi)有必要一個(gè)日計(jì)劃占用一頁(yè)紙，因?yàn)槊刻煊?jì)劃要處理的工作數(shù)量不定，有時(shí)一天的工作計(jì)劃就占了一整頁(yè)，有時(shí)兩三天的記錄才占一頁(yè)。 處理完畢的工作，就在圓黑點(diǎn)上加上一個(gè)圓圈，以表示做完。如此，每天下班時(shí)就可一目了然哪些事做了，哪些事還沒(méi)做。有些人習(xí)慣將做完的工作用筆劃掉，這樣當(dāng)然可以，但是有時(shí)工作雖然做完了，而相關(guān)的資料可能還有參考價(jià)值，劃掉后也許會(huì)看不清楚。 除了記錄計(jì)劃，記事簿也可記錄下每天發(fā)生的以免遺忘的事情。由于未完成的事項(xiàng)，只有圓黑點(diǎn)而沒(méi)有其他的圓圈，即使兩三天后，仍能清楚地看出哪些事情還有待處理。